中小企業因應系統風險(新冠肺炎)的五個應對策略

Silvia Lu 2020/2/12
2020-02-14
(138) 2020.02.08 兩天完整版 第二十四期Day 1 冠軍隊 【竹中特攻隊】獎金3,000元已捐出,感謝大家
2020-02-18

中小企業因應系統風險(新冠肺炎)的五個應對策略

各位夥伴大家好,很高興在空中跟大家分享一些企業經營觀念。
最近這一兩年,中美貿易戰讓整個企業經營的商戰變成苦戰,現在又遇到武漢肺炎,苦戰又變成一場血戰,事業經營變得非常非常的辛苦。

我們數字力課程的同學有20%是中小企業的創業家或經營者,昨天剛好是我們獨角獸俱樂部成員的定期主題分享會,活動結束後我也邀請19位學長姐,大夥花了兩個小時分享了最近一個月,各自企業的一些防疫措施,我把大家的作法與智慧整理如下,也加上我個人的經驗與看法,跟大家分享。

我們中小企業除了現在電視上的搶口罩、酒精、衛生紙等防疫物資之外,還應該做些什麼事?這就要回到原點:企業經營的目標是什麼? 其實就是【生存】與【發展】。

面對系統性風險(指某一事件發生後,所有人都受到影響的風險,就叫系統風險,比如這次的新冠疫情~COVID-19),以下提供五個策略給大家參考運用,希望對您的企業經營有些幫助。

這五個策略分別為:
【一】比氣長策略;
【二】員工安內策略;
【三】客戶深耕策略;
【四】費用創新策略;
【五】資源風控策略。

我們來看看第一個比氣長策略,要做些什麼事?

(1) 【現金】:還記得財務的三張報表嗎? 損益表告訴您賺錢還是虧錢、資產負債表(您有多少資產與負債)、現金流量表(賺來的錢,是否有真正變成現金流回公司),記得三張報表要擺在一起唷。
記得第一個要看看你手上的現金夠不夠,所以在年後上班的第一天,我自己也把一些海外的資產跟臺灣可以用的資產集結起來變成現金,足夠讓兩岸的小團隊存活超過一年以上。
能夠多活一年,這對企業經營非常非常重要,因為沒有錢,活不下來,談什麼理想、夢想都是空談!您的家庭也是一樣,您有為家人準備足夠的現金度過不可預期的寒冬嗎?

(2) 第二個動作就是【銀行貸款】,記得在此時此刻正好是拜訪您往來的主要分行經理,告訴他:針對疫情您的因應措施、你們公司與兩岸的工廠復工狀況、客戶狀況跟訂單狀況等經營訊息,這些銀行家越瞭解你,就會在必要時候越支持你,所以記得去跟銀行多聯絡,這段期間定期更新一下自己企業的經營現況;另外,如果可能的話,原本一年期的營運資金額度,也要想辦法去申請延長成二年或三年。

(3)接下來就是【財務結構】(棒子),一定要去看一下你們家公司的財務結構是不過低(負債過高),如果棒子太低的話,萬一銀行抽銀根就不妙了!畢竟全球的銀行都是晴天借傘、雨天收傘。思考一下這個時機,該不該做一些增資,改善自己的財務結構;

(4)第四個就是【應付帳款】,很多同學上完課程後,都會說老師老師,您講的【快收慢付】這四個字很實用。但是這個時候不能用唷!!!不能用!不能用!(重要的事,說三遍)
【快收慢付】這四個字,是我們自己狀況很好時,才能使用;狀況不好時,千萬不能用。
因為,該給供應商的貨款(應付帳款),時間到你沒有付(因為你自己豬頭,在弄自high的快收慢付),現在大家狀況都不好,因為大陸的工廠尚未復工,接下來也可能沒原料可以投產。該給供應商的貨款,你還故意拖延,業界就會傳開,某某公司該付的貨款(你的應付帳款) 一直沒付,是不是發生財務狀況?而且,市場謠言通常都有「自我驗證」功能,傳著傳著,就實現了(真的就發生財務危機了)。

所以,再說一次:【快收慢付】這四個字,是我們自己狀況很好時,才能使用;狀況不好時,千萬不能用。現在請各位老闆們,拜託拜託千萬不要使用唷。用的人,就真不適合創業或當企業家,因為您太呆了!

(5) 指的是【應收帳款】,因為台灣的就業機會,中小企業佔了97%,大型企業只有3%,大陸與全球各國也差不多是9:1的比例。換句話說,咱們的應收款,多數都源自於中小企業居多,而中小企業的老闆多數不懂財務報表,也常忘了比氣長的策略,財務結構不好,手上現金又不夠,一旦疫情拖長了,這些公司通常會出現財務危機,所以請要求您的團隊,看好【應收帳款】唷。

如果您的公司,紥實的做好上述(1)~(5)的五個動作,公司就會有穩定的現金流,就像同心圓一樣,要先守住第一圈:優先確保自己的公司有足夠的現金活下來。我們是創業家,除了賺錢,我們還有很大的社會責任,你們公司員工人數如果是1000人或是1萬人,就代表您背負著1000個家庭或1萬個家庭的生計,所以一定要把自己的公司照顧好,所以這是第一個策略【比氣長策略】。

第二個策略是:【員工安內策略】

因為各國的客戶來來去去,真正陪我們打江山的,就是我們的團隊,我們的員工,所以您要做什麼事?就是好好照顧自己的員工。
建議您,如果第一個策略做完後,也確定【公司有足夠的現金】可以存活一年以上,就可以向所有員工公告:請大家放心,不論未來疫情如何變化,我們公司已準備好了一年的現金,請大家安心工作,我們會保障大家的工作機會。
另一個安內的工作重點就是【防疫準備】,你必須要很清楚的告訴員工,公司現在的防疫作為與各種物資狀況為何?口罩的數量?消毒液? 酒精? 數量是否充足,讓員工能夠安心工作。

剛好昨天有一位企業家同學分享不錯的方法:他們工廠的員工上千人,口罩只有一萬多個,實在不夠用,又買不到口罩,於是,他們就做了一個這種不織布的套子。這個套子可以將口罩放在裡面。幹嘛這樣作?因為透過這樣的方式,口罩就可以從一天一人消耗一個,變成七天才消耗一個,採用這個方式,可以讓口罩的使用壽命變長,目前口罩取得不易,這個方式能讓公司在有限的口罩下,持續的復工生產;也能將有限的口罩,留給真正需要的醫護人員與體質較弱的病患朋友們。

第二點是由旅行社的老闆明倫學長分享的:因為這段時間可能因為自己的大陸廠尚未復工或是缺料無法生產或是旅遊觀光業受到很大的衝擊,可能有不少員工沒事做,這時候可以要求工作夥伴提出【自我進修計畫】,要求自己做一些自我進修,比如說每個人至少要自學20小時或30小時,學甚麼東西都可以。或是在安全的防疫環境下,持續的展開企業內部的各式教育訓練,透過員工的基本功深蹲,讓員工的能力、視野一起提升。一個數據滿有趣的,與大家分享:台灣人均閱讀量是2本、韓國是11本、法國是14本、日本是40本、德國是47本、俄羅斯是55本、猶太人每人平均64本。換句話說,我們讀書的比率偏低,剛好趁這個空檔讓員工與團隊一起學習一起進步,為未來景氣回春時儲備各式可能需要的各種知識能量。

接下來,日常運營都是透過面對面會議,疫情恐慌的這段期間,面對面碰面不方便,所以您要去思考看看公司日常營運管理有沒有什麼東西可以變成線上?例如 CRM? MRP?客戶關係管理? 日常協作方式?等等,應思考是否是有一部份系統需要變成線上(怕病毒或駭客,可以使用VPN;日常協作可以使用Slack、Teambition or 微軟的Teams等軟體,線上會議可以思考Zoom),為這次的疫情也為日後的多地協作預作準備。

【員工安內策略】的最後一個小提醒,就是這段期間一定會有一些員工狀況不是很好,沒有危機意識或是主動性不佳,耍小聰明,利用疫情到處摸魚或是找藉口不做事,任何組織,不管是公益單位、營利單位、政府組織,只要組織變大人數夠多,一定會有小比例的成員有這種不好的行為。這時候沒辦法,我們還是要照顧大部分好的員工,所以不好員工,我們只能換血,請他/她離開,但是過程中,請務必守法,一定要符合勞基法的基本要求。該給人家的資遺費等支出,一定要給。因為如果不好的份子,你不處理,就會污染了整個組織。換向是組織中必然且自然的現象,我們是經營者、是創業家,無法當爛好人但也不能當黑心的壞人,緣份盡了,大家好來好去,日後還是會相遇的。在策略一與策略二,我們已為員工做了這麼多貼心的準備,如果員工還是沒有辦法共體時艱,又沒辦法好好做事,那就只能換血了唷。

第三個因應策略是【客戶深耕策略】

講到客戶就想到甚麼東西? 【訂單與營收】的部分。
營收主要靠客戶總數、購買金額與購買次數這三個因子,或是你的網站流量、轉化率、購買金額與複購率等等等。
在疫期恐慌期間,這個時候叫業務或員工去拜訪客戶,員工會恐慌,心裡一定也不想去,因為將心比心,如果我們是一家之主的員工(不是資方),我們也可能不想去,公司太機車,我的能力又不錯,大不了,老子不幹了!
所以,只要員工覺得生命受到危險,這個時候,就不要強迫員工。昨天台灣一家營收數十億元的隱形冠軍:中國端子的總經理Richard學長分享了他們的實務作法,可以看出一位領導者的風範,真的很棒!
他說如果員工要去拜訪客戶或出差時,他會先問工作夥伴自己防疫準備,做的夠不夠。比如說員工要去美國或歐洲出差,去一趟海外拜訪客戶一出門可能就需要七天十天。他會問:你的防疫工作準備為何? 如果只帶三個口罩一小瓶酒精就想出門,根本就是跟自己的健康開玩笑;你不怕,公司還真怕你出事啊。那,你就不用去了!我親自帶著公司的高階主管或董事會成員一起出去,幫你跑一趟!
這就是一個領導者的風範,自己以身作則,帶著高階主管出去拜訪客戶,員工的防疫措施沒有做好,不要讓他出去,這是保護員工與家人也是保護公司,我覺得這點很棒,非常值得學習;

第二個跟客戶或營收有關係的因子就是客戶關係。以前景氣很好時,只要工廠做得出來,隨隨便便就能做生意,現在不方便出去拜訪客戶,客戶也不敢來亞洲的疫情重災區,這時候應該採用【客戶精耕手法】,現在沒辦法外出拜訪客戶,沒關係,我們只要多客戶聯絡,不管是用電話、email、微信、Line、What’s APP等都行,是不是能像台灣的疫情指揮中心一樣:天天向客戶更新您工廠復工狀況?產能狀況?交期狀況?原物料供應狀況等等,建立自己團隊的專業度。或是以前只知道客戶的採購或研發人員的名字,現在這個空檔時間,多花時間了解他們/她們的一些興趣愛好或是信任度足夠時,進一步了解他們家裡的狀況、工作狀況等。或是以前只知道對方是採購部門或者RD部門,現在能不能利用這個供貨或生產停擺的空檔,去了解你客戶的整個公司組織架構?當您越了解客戶個人、家庭與公司的狀況,關係就越親密,因為做生意,最重要的就是彼此間的信任。這份信任感,將來整個景氣復甦的時候,對您的幫助也會越大唷。
這是就是從粗耕進化成客戶深耕的作法。

另外一個新體悟就是,我們過去20多年的商務經驗中,從未發生過金流、物流、人流都同步停止的狀況。這次的經驗提醒我們【做生意過程中要同步自建通路】,不能只依賴傳統的實體通路。比如說,你可以經營社群、APP、特殊平台的私流量或是網站經營等等,一定要在系統風險發生時,自己的公司仍保有與所有客戶同步更新同步聯絡的方式,而不再只依靠一對一的地推部隊的傳統業務方式。
如仍有時間與人力,接下來就要【優化整個銷售服務流程】導入更多客戶導向的作為。例如一家做健康食品的隱型冠軍 逢興生技的總經理Ivy學姐分享:她們的客戶主要是歐美的健康食品品牌公司,他們公司為他們提供食品劑型研發生產驗証等一條龍的ODM服務,但客戶的客戶主要都在亞洲各國,沒想到歐美各國陸續停飛不同的亞洲航線,她們在台灣能出貨給客戶,但客戶手上拿到的貨卻沒有班機可以運回他們亞洲各國的主要客戶,於是Ivy/Alex團隊主動出手協助,安排台灣到亞洲各國的航線,送貨到客戶的客戶所在地,提供類似Drop shipment的客戶導向服務。
以上就是我想和大家分享的【客戶深耕策略】等實務作法與可能方式。

接下來,您還可以採用【費用創新策略】

還記得公司的營業費用有那些嗎? 來自於個人的有衣食住行育樂等六項;對應到公司就是指銷/管/研/折舊費用與分期攤銷費用等五項。
疫期期間(人流物流都變少了),除了防疫產品,多數商品需求會直線下降,此時花再多的行銷費用、廣告費用、參展費用可能都是打水漂,即使您想參加自己所屬行業的全球前三大的展會,只要大的Player品牌商或供應商沒有去,整個秀展去的人就非常非常少,原本期待的商務效果可能幾乎消失了。
這時候,【不如把行銷費用省下來】,省下來可以做什麼事?

第一個讓員工提出【自我成長學習計劃】,把錢花在有上進心有潛力的員工身上,在疫情期間提昇他們的各項能力;
或是【研發部門以前不敢做的,沒有時間做的】,能不能把這些省下錢,讓研發團隊去試試想做卻沒資源沒時間做的新專案上;
或是將這些省下來的費用,提供給工廠,針對生產中的人/機/料/法/環等面向,進行優化…等等等。
【費用創新策略】要提醒大家,可以將無效的行銷費用,用創新的角度從新思考重新配置,把公司整個經營管理流程,從前端研發、中端生產,後端的行銷跟服務一起優化,做到更佳的客戶導向;以前都是本位主義:我研發搞定就發給工廠,工廠做不出來一定是工廠的問題,不是研發的問題;工廠生產良率偏低,一定就是研發的問題或是採購買的料品質不穩定的問題;東西交給業務賣不出去,一定又是業務的問題,層層都是本位主義;抓好這段人人都恐慌多數人沒事做的期間,換個方向重新優化,讓所有人/所有部門,一起面向客戶改善自己的本位主義,看看是否能在各自的專業上提供客戶更好、更棒、更貼心的服務,讓客戶的景氣回春的時候可以馬上想到您。您是否幫客戶想到客戶的客戶? 您是否幫客戶想到客戶的供應商可能斷錬的問題?

最後一個因應策略是【資源風控策略】

企業經營一定要留意風險控管,通常風險有四種:
第一種是【滅頂風險】,請參考第一個策略【比氣長】,自行找方法解決唷。
第二種風險是【客戶過於集中風險】:假如您公司的營收有90%來自於2~3家公司,只要隨便一家公司抽單,公司剛好手上沒有足夠的現金或財務狀況不佳,
那就糗大了,您可能就GG了。
所以您要去看一下前三大客戶佔公司營收比率是不是健康?實務上,比較好的比例應該是前三大客戶營收佔比最好低於 50%;

另一家台灣食品機械隱型冠軍 安口食品的老總Richard學長也提醒大家:此時您也要開始留意小型競爭對手,通常這些人財務狀況不是很好、規模也小,如果連續三個月沒有訂單,他們通常會斷尾求生,低價搶單,讓原本需求疲弱的市場,雪上加霜,拉長了整個產業的復甦時程。這一點也值得您思考。

接下來關於風險的來源,來自於 成本 這個會計科目。
成本,牽扯到【產能佈局】,現在多數企業的產能都集中在大陸生產,確實能帶來成本優勢,但這次疫情讓工廠靜止了15天…可能還會更長更久。
此時,能不能去思考,拿回一部份的產能回臺灣,或到其他的國家?這就是產能風險控管,您可能也要好好思考一下;
再來 成本裡面有料/工/費,這三個項目,其中的料,指的是原物料(供應商管理),所以你要看一下你供應商是不是只有【單一貨源的風險】? 例如,如果您剛好100%的物料來自大陸,現在的你就完全沒辦法運作了。復工後,大家也要思考一下,原材料除了大陸之外,還能從那裡找到第二種、第三種的替代原材料等。蘋果為了這次疫情也是受傷慘重(因為工廠停工,蘋果手機生產重鎮剛好又在大陸),於是開始要求所有供應商,以後都要兩種不同國家的供應來源。
但是你可能也要想得更細緻一些,還要看到【供應商的供應商】
比如昨天的安口老總Richard學長分享到一件事,我就覺得很棒,比如說,他的機器設備用到的馬達,雖然是來自於日本,可是你去看他的BOM(Bill of Material),BOM表裡面可能高達50%來自大陸原材料供應商,您以為是make in Japan,還是一樣缺貨,所以你必須要更加仔細了解供應商的供應商、了解客戶的客戶等等等;
第三個就是牽扯到毛利
如果這時候你的【行業毛利<10%】,這個時候就應該要反省,是不是該轉行了? 反正現在大家都不好,反而是一個轉行準備的好時機。
第二個【客戶的毛利太低】,剛好趁這個時間,你也沒辦法交貨,想想是否要將這個不好的客戶介紹給您的競爭對手、自己不要再接太多這種低毛利的客戶訂單等等。

以上,就是今天分享的五個策略,分別為
【一】比氣長策略;
【二】員工安內策略;
【三】客戶深耕策略;
【四】費用創新策略;
【五】資源風控策略。

希望數字力的各位企業家/創業家同學們,或者是看到影片的夥伴們,都能夠安然度過這波看起來還沒有解方的疫情黑天鵝。希望大家一切平安順利,下回見了!

 

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